続・人事部長からの質問

「緊急度」はわかっていますというのが実は曲者では。単純に、自分が設定した締め切りが早いものが「緊急度が高い」と考えているのではないでしょうか。ポイントは、重要度とリンクしており「緊急度×重要度＝優先順位」が付けられるかどうかです。

クライアントからのクレームで相手から即答を求められていないので、上司の判断を仰ぐために上司が外出から戻ってきて解決策を相談すればいいと時間をおいたところ、謝罪の返事がすぐに来ないと上司に直接クライアントからクレームが入るケース。一方で、営業先に企画提案し、提案日をわかっていながらクロージングの日程を設定せず返事待ちを続け、いつのまにか有力顧客を競合に取られてしまうこともあります。問題の本質を理解していないのでミスすることもありますが、多くは、多忙な業務の優先順位付けができていないことから生じます。まずは、「To　DO」リストをきちんと作成し、終わったものから消してくという作業のクセを付けさせましょう。

そして、日々の業務命令を出すときに緊急度、重要度がわかっているか確認しながら優先順位を付け指示する。間違っていたら速やかに修正させる。こうしたことの繰り返しで覚えさせるしかないでしょう。トラブル処理の時もこちらが対応してあげるのでなく、自分で処理していく経験をさせることです。